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El Registro Electrónico de Apoderamientos: qué es y cómo usarlo

Publicado el
15/11/2021
Última modificación el
15/11/2021

Como Pyme y Autónomo lo que siempre te falta es tiempo para hacer tu trabajo y conciliar tu vida personal a la vez que cumples con el papeleo y los cientos de trámites que te tocan cada mes. 

En estos casos, un apoderamiento es la solución que te permite delegar los compromisos más tediosos en otra persona y así ganar tiempo para ti y tu negocio. Te explicamos cómo funciona el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) y por qué es un método más seguro para hacer trámites como Pyme y Autónomo.

¿Qué es un apoderamiento?

Un apoderamiento es un instrumento jurídico que te permite autorizar a un tercero para realizar uno o varios trámites en tu nombre por medios electrónicos ante las administraciones públicas. Al firmar el documento de apoderamiento conviertes a la persona cuyo nombre aparezca ahí reflejado en tu representante legal. ¿Con qué utilidad?

Crear un apoderamiento es útil para que tu asesoría pueda presentar los impuestos por ti o gestionar las nóminas de tus empleados.

Por ejemplo puedes crear un apoderamiento para delegar en tu asesor fiscal la gestión de impuestos como la autoliquidación del IVA, la presentación del modelo 130 de IRPF, las nóminas de tus empleados si los tienes o la prevención de riesgos laborales. Se trata de otorgar validez legal a trámites electrónicos que otra persona pueda realizar en tu nombre con plenas garantías gracias al registro general de apoderamientos.

También es habitual hacer apoderamientos para pleitos autorizando a un abogado o procurador a que te represente a ti como persona física o tu empresa como persona jurídica en actos que puedan darse en un proceso judicial. Por ejemplo, una reclamación de un cliente que se complique y termine en juicio. 

Cómo crear un apoderamiento: condiciones y requisitos 

Este tipo de documentos de apoderamiento los puedes crear ante notario y dar facultades amplias o acotadas en el tiempo a tu representante. En caso de otorgar un apoderamiento temporal estarías dando a tu apoderado unas facultades de representación para realizar una acción concreta, mientras que si haces un apoderamiento permanente se daría el derecho al uso de las facultades estipuladas con carácter indefinido. 

Además de la duración de esta representación, las facultades que otorgas a tu representante o apoderado pueden ser generales o especiales. Las generales permiten a un tercero de confianza realizar las mismas actuaciones que tú, salvo aquellas que no sean delegables, mientras que en el caso del apoderamiento especial solo se habilita la realización de operaciones concretas. Por ejemplo, un Autónomo otorga un poder a su hermano para que compre una máquina en Inglaterra en su nombre.

Puedes dar un permiso general o especial a tu apoderado si solo quieres que realice una operación concreta.

De esta forma, tienes a tu alcance una herramienta eficaz y de gran utilidad para agilizar la carga administrativa de tu negocio. Eso sí, ten en cuenta que no puedes delegar todos los trámites en un apoderado. Algunos son considerados como personalísimos de forma que si extendieras un apoderamiento a un tercero no tendría validez legal. Por ejemplo, emitir un testamento es algo que solo puede llevar a cabo el testante. No existe delegación posible.

¿En qué consiste el registro de apoderamientos electrónicos?

Para utilizar el registro electrónico de apoderamiento o REA solo necesitas aportar los datos del profesional o entidad que quieres apoderar y solicitar el trámite con tu DNI electrónico, certificado digital o de forma presencial. Lo tendrás listo en un plazo de 48 horas desde que lo hayas presentado y podrás realizar todas estas funciones:

  • Elegir uno o varios trámites para que un tercero te represente especificando también ante qué organismos de la Administración General del Estado puede hacerlo
  • Ampliar la vigencia de los apoderamientos y consultar en todo momento quién y para qué está apoderado en nuestro nombre
  • Revocar un apoderamiento cuando ya no quieres que continúe la representación

Además, el apoderado podrá comprobar los documentos otorgados a su favor, renunciar a ellos o confirmarlos. Como estos apoderamientos solo tendrán validez si cumplen con lo indicado en las leyes, te da la tranquilidad de saber que es difícil que puedas cometer algún error.

¿Por qué es más seguro usar el REA para Pymes y Autónomos?

Cuando las Pymes y Autónomos ceden a un asesor especializado el poder de realizar liquidaciones de impuestos o formularios administrativos en su nombre es habitual que le entreguen una copia de su certificado digital para acceder a la administración electrónica. 

Esto es un error dado que en este caso el asesor no está actuando en nombre del Autónomo, sino que está literalmente suplantando su identidad, aunque con su consentimiento eso sí.

Esto puede generar problemas por ejemplo en el caso de que haya algún error en la presentación de los documentos. A efectos legales sería el propio Autónomo quien lo habría presentado erróneamente y no la asesoría. Esto implica que tendría que cargar con esa responsabilidad y las posibles sanciones en primera persona. 

Además, si el día de mañana el trabajador por cuenta propia decide dejar de trabajar con este asesor no tendría certeza de que no vaya a seguir usando su certificado digital. Por contra, si le hubiese hecho un apoderamiento electrónico bastaría con revocar el poder otorgado cuando decida dejar de trabajar con él. 

Como ves, apoderar a un tercero es jurídicamente más seguro que entregar tu certificado digital a un tercero para que se lo instalen en su ordenador. El Registro Electrónico de Apoderamientos es una herramienta que te hará la vida más sencilla como Pyme y Autónomo para delegar en otras personas las tareas a las que no puedes llegar y dedicarte al 100% a lo que realmente te permite ganar más clientes.

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