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La firma electrónica: qué es y qué ventajas tiene para Pymes y Autónomos

Publicado el
13/5/2021
Última modificación el
20/5/2021

Si tienes que firmar una media de 5 documentos diferentes al día como Autónomo o Pyme y el 80% de las veces no te funciona la impresora, te has quedado sin papel o se ha agotado el cartucho de tinta (no nos engañemos, esto suele pasar), ¿cuánto tiempo “pierdes” al mes en este tipo de trámites? 

Echa cuentas entre autorizaciones, permisos, contratos con clientes, documentos de la gestoría, presentación de impuestos… La cantidad de papeleo que manejan las Pymes y Autónomos es tan ingente como impepinable. Hay que firmar sí o sí. La diferencia está en cómo hacerlo: imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y volver a enviarlo es la opción de siempre (lenta y farragosa). Utilizar la firma digital o electrónica es la vía rápida y eficiente. Si ya lo haces, te damos nuestra más sincera enhorabuena. La firma electrónica hace más por la digitalización de la Pyme en España que cualquier novedosa herramienta digital con el slogan publicitario más ingenioso. Por el contrario, si todavía no utilizas la firma electrónica en tu empresa, pero quieres empezar a hacerlo, estás en el sitio adecuado. Te contamos cómo. 

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¿Qué es la firma digital o firma electrónica?

La firma digital consiste en un método criptográfico de verificación y autentificación de la identidad de una persona física o jurídica que firma un documento. Como resultado de una serie de operaciones matemáticas basadas en algoritmos de cifrado no solo se identifica a la persona firmante de un documento, sino que además se garantiza la validez y veracidad del propio documento hasta el punto de que el autor no lo pueda rechazar después de firmarlo.

La firma digital no solo garantiza la identidad de la persona firmante, sino la validez legal y jurídica del propio documento firmado.

Garantiza por tanto, los principios de no repudio y sellado del tiempo para afianzar tanto la autoría de la firma como el momento concreto en el que se ha realizado y desde el cual el documento no se ha vuelto a modificar más. Esto es algo fundamental para garantizar la validez legal y jurídica de la firma digital y hace que incluso sea más segura y vinculante de lo que puede llegar a ser la firma manuscrita. Sobre todo para trámites con la Administración que a menudo tienen que hacer Pymes y Autónomos.

Tipos de firma electrónica

Según la Ley 59/2003 de firma electrónica, existen 3 tipos de firma electrónica con distintos niveles de seguridad:

  1. Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Se trata de la firma electrónica más básica que permite identificar a un firmante a través de sistemas de seguridad simples como un usuario y contraseña.
  2. Firma electrónica avanzada: además de identificar al firmante, lo interesante de este tipo de firma electrónica es que también permite detectar cualquier cambio posterior que se produzca en los datos firmados. Se trata de una firma electrónica que está vinculada de manera única al firmante y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. De ahí que se puedan identificar cambios posteriores.
  3. Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica más avanzada y que se basa en un certificado digital reconocido. Esta firma está considerada como el equivalente legal a la firma manuscrita y, para que se garantice la comprobación de la identidad del certificado y se genere en un dispositivo de firma seguro, solo puede emitirla una Autoridad de Certificación oficial.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

Como Pyme o Autónomo puedes necesitar la firma electrónica con certificado digital para cantidad de trámites y operaciones que realices por Internet con entidades públicas o privadas. Pero sobre todo para las relacionadas con la Administración Pública. Es habitual que te pidan una seguridad extra que garantice la validez legal y jurídica de tu firma. Por ejemplo, puedes usar la firma digital para realizar trámites como:

  • Darte de alta como Autónomo online
  • Pedir tu vida laboral
  • Hacer solicitudes burocráticas en los registros electrónicos administrativos
  • Recibir notificaciones electrónicas de distintas administraciones
  • Presentar y liquidar impuestos
  • Presentar recursos y reclamaciones
  • Consultar y hacer inscripciones en el padrón municipal
  • Consultar ayudas y subvenciones públicas y realizar los trámites para solicitarlas
  • Firmar documentos y formularios oficiales sin tener que desplazarte a la institución correspondiente

¿Las ventajas? Que es una firma perfectamente legal y que además te ahorra cantidad de desplazamientos y esperas innecesarias de una administración a otra.

¿Cómo solicitar la firma electrónica avanzada?

Para poder usar la firma digital necesitas un DNI electrónico (DNIe) o, en su defecto, un certificado digital emitido por una autoridad de certificación competente como puede ser la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) en España. Tanto el DNIe como el certificado digital contienen la información personal del titular (nombre y NIF) y los algoritmos y claves necesarias para garantizar una firma digital segura. 

Puedes solicitar la firma digital a través de Internet con un DNI electrónico o pedir un certificado digital a una autoridad de certificación.

En caso de que no tengas un DNI electrónico, para poder firmar digitalmente con todas las garantías necesitarás obtener el certificado digital de persona física. Se trata de un archivo digital que debes instalar en tu ordenador para navegar de forma segura por las páginas de la Administración Pública y poder identificarte a la hora de realizar trámites burocráticos. Uno de los proveedores de certificación autorizado que emite estos certificados digitales para la firma digital es CERES, la entidad de la FNMT. 

El paso a paso para conseguirlo este certificado digital de persona física es el siguiente: 

1. Lo primero que debes hacer es entrar en la web http://www.cert.fnmt.es/ y pinchar en “Obtener Certificados Electrónicos” sobre el menú de navegación tal y como se ve en esta imagen:

solicitar certificado digital firma electronica paso 1

2. Una vez dentro de esta página, tendrás que hacer clic sobre el apartado “Persona Física” (que señalamos con la flecha): 

solicitar certificado digital firma electronica paso 2

3. A continuación se te abrirá esta otra ventana en la que deberás hacer clic sobre “Obtener Certificado Software” (si tienes DNI electrónico, deberás pinchar en el enlace que está justo debajo). 

solicitar certificado digital firma electronica paso 3

4. Una vez hecho, accederás a esta otra pantalla en la que se indica el paso a paso para obtener la firma digital con certificado software para personas físicas

solicitar certificado digital firma electronica paso 4

5. Siguiendo las indicaciones que aparecen en la imagen anterior, el siguiente paso que deberías dar es instalar el software necesario para utilizar el certificado. Lo encontrarás en este enlace.

6. Lo siguiente sería acceder al Código de Solicitud que te llegará por correo electrónico. Es importante que guardes este código una vez lo recibas en un lugar seguro porque te lo pedirán para poder acreditar tu identidad y también al final del proceso para descargar tu certificado digital.

7. Con este Código de Solicitud tendrás que presentarte en una de las Oficinas de Acreditación de Identidad. Puedes hacer este trámite tanto en las oficinas de la AEAT y Seguridad Social como en otras instituciones que puedes encontrar en este localizador por cercanía a tu domicilio. Ten en cuenta que en algunas de ellas tendrás que pedir cita previa consultando disponibilidad con la propia oficina. 


8. El paso final será descargar tu certificado digital que estará disponible aproximadamente 1 hora después de que hayas acreditado tu identidad en una Oficina de Acreditación de Identidad. Podrás hacerlo desde este enlace usando tu número de DNI, primer apellido y el Código de Solicitud que mencionamos en el paso 4.

solicitar certificado digital firma electronica paso 4

Además de descargar tu certificado digital e instalarlo en tu navegador, asegúrate de hacer una copia de seguridad y crear un almacén de certificados para poder utilizarlo cada vez que necesites hacer un trámite por Internet que requiera firma digital. Para eso debes importar los datos que te facilitará tu proveedor (en este caso CERES) en el navegador que utilices habitualmente para acceder a Internet. Así los tendrás disponibles siempre que necesites acceder a ellos. Estas son las rutas de navegación que debes seguir para importar los datos del certificado digital dependiendo del navegador que utilices: 

  • Google Chrome: Configuración– Configuración Avanzada – Seguridad – Gestionar Certificados-Administra la configuración y los certificados HTTPS/SSL
  • Safari: Aplicaciones de Mac-Utilidades-Acceso a Llaveros-Inicio de sesión-Mis certificados-Archivo-Importar elementos/Importar ítems y seleccionar la carpeta donde tengas almacenado el certificado digital
  • Internet Explorer: Opciones de Internet – Contenido – Certificados.
  • Firefox: Opciones – Avanzado – Cifrado – Ver Certificados.

Recuerda que si tienes un DNI electrónico el proceso será el mismo que hemos descrito, pero más rápido. Te podrás ahorrar el paso de desplazarte a una oficina para acreditar tu identidad y únicamente necesitarás un lector de tarjetas compatible con este documento tanto para poder usar el DNIe como para hacer firmas electrónicas. De todas formas, te dejamos también por aquí el paso a paso para solicitar el certificado digital de persona física con DNI electrónico. 

Debes descargar el certificado digital e instalarlo en tu navegador para acceder a tus datos cada vez que hagas un trámite online.

¿Cuánto cuestan los certificados electrónicos?

Por norma general, las personas físicas pueden solicitar un certificado electrónico necesario para la firma digital de manera gratuita en cualquiera de las Autoridades de Certificación oficiales. Tienen que ser, eso sí, mayores de edad o menores emancipados y disponer de un DNI o NIE.

Sin embargo, para las personas jurídicas el certificado de representante puede costar entre 14 o 24 euros (impuestos no incluidos) si lo solicitan a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. En este caso, se trata de un certificado válido para sociedades anónimas y limitadas, cooperativas, organismos públicos, ayuntamientos, diputaciones y sociedades agrarias, entre otras, y tiene una validez de 2 años. Te dejamos toda la información para solicitarlo en este paso a paso

El certificado electrónico es gratuito para personas físicas, mientras que puede costar entre 14 y 24 euros para personas jurídicas.

Como hemos visto, además de la seguridad adicional que aporta frente a una firma manuscrita sin garantías, la firma electrónica permite cerrar trámites a menudo farragosos con la Administración con una agilidad muy superior, garantías de almacenamiento y validez legal y jurídica. Pero es que adicionalmente también reduce costes en tu empresa (de papel, impresión, gastos de envío...), minimiza riesgos (al ser una firma jurídicamente vinculante que identifica de manera inequívoca al firmante y asegura la integridad del documento a diferencia de los errores humanos que se pueden producir en el proceso manual) y te evita desplazamientos y esperas innecesarias para que puedas dedicar tiempo a lo que realmente te genera beneficios como Pyme o Autónomo.  

La firma digital incluso te permite ganar espacio en la oficina reduciendo la cantidad de papeles y archivadores que debes almacenar con riesgo incluso de perder. En general, también mejora la experiencia de usuario con tus clientes, empleados y proveedores que podrán resolver los trámites que tienen pendientes contigo mucho más rápido. Y si todavía tienes dudas sobre los beneficios de que puede aportar la firma digital a tu empresa, piensa también en las sanciones que te puedes evitar por presentar trámites obligatorios con la administración fuera de plazo o las subvenciones que puedes dejar de solicitar por no tener tiempo suficiente de desplazarte a cada oficina.

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