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Diferencias entre una factura ordinaria y una simplificada

Publicado el
2/9/2021
Última modificación el
2/9/2021

Hacer facturas y llevar la contabilidad de tu actividad como Autónomo al día puede ser una de las partes más tediosas del día a día de tu negocio. Más cuando hay distintos tipos de facturas y tienes que valorar cuál te conviene más en cada operación transaccional. 

Lo más básico para ahorrarte problemas y confusiones en el futuro es que tengas claras las diferencias entre factura ordinaria y simplificada. En este artículo vas a aprender los puntos más importantes de cada una y además te ofreceremos un modelo de factura en Excel descargable para que puedas usar siempre que lo necesites.

Características de una factura ordinaria

La factura ordinaria, también conocida como factura completa, es la que se usa con mayor frecuencia. Su característica principal es que incluye el contenido de la operación comercial de venta de un producto o prestación de un servicio de forma muy detallada.

Como mínimo, la factura ordinaria debe incluir esta información:

  • Numeración. Se trata de la información cronológica que permite ordenar las facturas desde la más antigua a la más reciente.
  • Fecha de expedición. Es fundamental, en esta clase de documentos, señalar la fecha en la que se constituyeron.
  • Razón social. Debe añadirse toda la información identificativa de las dos partes intervinientes en la operación comercial. Esto supone incluir, por supuesto, el NIF (Número de Identificación Fiscal) de ambas partes para que sea posible identificarlas sin ninguna duda.
  • Concepto. Es preciso y exigible incluir al menos una pequeña descripción de aquello en lo que ha consistido la operación en cuestión.
  • Importe. Desglosado en los posibles diferentes servicios y elementos que se están cobrando por parte del emisor al receptor.
  • La cuota tributaria. También se debe incluir IVA e IRPF siempre que corresponda, aunque normalmente se incluye únicamente el IVA.
  • Importe total. Es decir, la suma de los importes desglosados y de la cuota tributaria.

Tradicionalmente, las facturas completas u ordinarias se emitían en papel con el sello oficial correspondiente. Sin embargo, hoy en día ya tienes modelos de factura gratis que puedes descargar de Internet como este que dejamos en el artículo. Como verás, en esta factura debes aplicar IRPF e IVA.

Plantilla para facturas ordinarias [Descargar gratis]

Características de una factura simplificada

Al contrario que la ordinaria o completa, la factura simplificada sirve fundamentalmente para justificar pagos e incluye mucha menos información. De hecho, solo refleja datos del emisor, no del receptor. 

A la factura simplificada también se le suele llamar ticket. Contiene mucha menos información que la factura ordinaria.

Habitualmente se la conoce como ticket porque sustituyó a los tickets de compra que cayeron en desuso a raíz de la entrada en vigor del Real Decreto de 2013 que reconocía las facturas simplificadas como documentos oficiales para justificar pagos de bienes o servicios. 

Los datos imprescindibles desglosados que debe incluir una factura simplificada son:

  • Número y serie correlativos y fecha de expedición. En estos dos elementos es idéntica a la factura ordinaria.
  • Nombre o razón social y NIF del emisor. Aquí es donde entra en juego la diferencia fundamental entre las dos facturas: tan solo se incluye la información del emisor, es decir, del que cobra. No hay datos referentes al receptor o cliente.
  • Concepto. Se debe incluir una descripción mínima de los servicios, aunque no sea exhaustiva.
  • Tipo impositivo aplicado. Es decir, se debe detallar qué parte corresponde al importe y qué parte a los impuestos. En este caso, solo se aplica IVA (ordinario, reducido o superreducido dependiendo del tipo de producto o servicio que se comercialice). 
  • Importe total a pagar.

Aquí te dejamos una plantilla de Excel de factura simplificada que puedes descargar y usar en tu día a día. 

Plantilla para facturas simplificadas [Descargar gratis]

Diferencias entre una factura simplificada y una factura completa

Aunque ya hemos mencionado algunas, estas son las principales diferencias entre ambos tipos de facturas dependiendo de la información y el nivel de detalle que incluye cada una: 

  1. Las facturas simplificadas no incluyen los datos del receptor de la factura, sino que únicamente contienen los del emisor. Por contra, en las facturas completas figuran tanto los datos del emisor como del receptor.
  2. Mientras que al expedir factura simplificada se muestra el importe total del pago, en las facturas completas se incluye todo el desglose detallado de esa cantidad. 
  3. El ticket o factura simplificada se entrega generalmente como justificante de pago, mientras que la factura ordinaria puede ser emitida aunque el pago esté todavía pendiente.
  4. En las facturas completas es obligatorio incluir la cuota tributaria. En cambio, en las simplificadas se aplica el tipo de IVA que corresponda, pero no es necesario incluir IRPF.
  5. En las facturas simplificadas, como su nombre indica, basta con identificar y describir el producto vendido o el servicio prestado sin dar detalles. En cambio, en las facturas completas es necesario hacer una descripción detallada y completa.

Por último, debes saber que puedes elegir entre emitir una factura ordinaria o una simple cuando el importe de la operación comercial (IVA incluido) sea inferior a 400 euros. Sin embargo, después de la modificación del Reglamento de Facturación, es obligatorio emitir facturas ordinarias cuando el importe supere los 400 euros.

Puedes elegir entre emitir una factura ordinaria o una simple cuando el importe de la operación no supere los 400€.

Un modelo de factura descargable

Además de conocer las diferencias entre factura ordinaria y simplificada y sus usos, sabemos que puede resultarte útil contar con una plantilla de factura para rellenar y reutilizar en tu día a día. 

Por eso hemos diseñado estas dos plantillas de factura en Excel que podrás descargar y almacenar en tu equipo para editar cuantas veces quieras incluyendo el logo, nombre y datos de facturación de tu negocio. Anímate a digitalizar el plan de contabilidad de tu empresa con estas sencillas facturas replicables que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a ganar en eficiencia.

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