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Trucos para gestionar mejor tu tiempo y recursos como Autónomo

Publicado el
14/11/2019
Última modificación el
28/4/2021

El tiempo es el bien más escaso y, sobre todo, el más preciado para la mayoría de Pymes y Autónomos. Normalmente estás solo, o escasamente acompañado, en tu negocio y quieres llegar a todo. Cada vez más. Estamos seguros de que si el día llega a tener 32 horas seguramente te daría tiempo a hacer el 80% de lo que tienes en mente, ¿verdad? ;-)

Pues sentimos no poder ayudarte con eso, pero sí hay algo que podemos hacer desde SingularCover para que lo tengas un pelín más fácil: darte algún consejo para optimizar tu tiempo de trabajo, para economizarlo, para gestionar mejor las horas que dedicas a cada proyecto y poder tener una vida personal después de la jornada laboral. ¡Que la tienes merecida!

Técnicas de optimización del tiempo en el trabajo

Para optimizar al máximo tu tiempo en el trabajo, lo prioritario es que tengas una rutina. Organizar tus horas de la forma más eficiente posible y respetar los tiempos puede ayudarte mucho. Aquí algunos consejos:

  1. Ponte un horario fijo y respétalo: es importante que el tiempo que dediques a tu negocio sea tiempo de calidad. No por echar más horas serás más productivo. De hecho, es todo lo contrario: sentir que tienes un tiempo limitado para trabajar te ayudará a concentrarte mejor para sacar el trabajo lo antes posible. Porque al final de la jornada laboral llega la mejor recompensa: tu tiempo libre.
  2. Planifica tus semanas: haz listas de tareas, esquemas mentales, pero también por escrito. Así verás tus objetivos mucho más claros, sabrás que no estarás marcándote obras, encargos, citas con clientes por encima de tus posibilidades y, lo que es más importante, al final de la semana podrás observar el progreso que has hecho. Esta es una parte tremendamente importante. Tachar tareas ayuda a mantener la motivación y el foco para seguir adelante.
  3. Prioriza y delega: no quieras hacerlo todo a la vez ni hacer más trabajo del que humanamente puedes alcanzar. Es simplemente imposible. Tienes que aprender a distinguir lo importante de lo urgente, lo que tienes que hacer hoy y lo que puede esperar al día siguiente. Y no pierdas de vista que no tienes que estar en absolutamente todo. Llegas hasta cierto punto y además te resultará más fácil supervisar lo que otros hacen que hacerlo todo tú desde cero. ¿Y si pruebas a reservar tus esfuerzos únicamente para los trabajos importantes y urgentes? ¡Hazlo y cuéntanos qué tal la experiencia!
  4. Si te atascas, cambia de tarea: es normal que no todo salga a la primera. De hecho, lo raro muchas veces es que salga en el primer intento. Lo relevante es saber verlo y buscar soluciones. A veces se trata de empezar con las tareas que menos te gustan y te resultan más aburridas como la contabilidad o las facturas. O simplemente de darle un respiro a tu mente. Si te atascas, ponte a hacer otra cosa,¡ y que la inspiración te pille trabajando!
  5. Controla el tiempo que dedicas a cada proyecto: ¿has pensado que si no te llegan las horas del día puede ser porque estás dedicando demasiado tiempo a un trabajo que en realidad no te genera tanto negocio? Existen herramientas muy cómodas y gratuitas como Toggl que calculan el tiempo que dedicas a cada cosa por ti. Prueba a usarlo una semana y verás si estás empleando tu tiempo de la manera más eficiente.
  6. Evita distracciones: con el móvil sonando constantemente, el WhatsApp web abierto y las notificaciones del correo electrónico no hay quien se concentre. Resérvate una hora al día para revisar mail, llamadas y WhatsApp y no sufras: no están llegando cosas urgentes cada 5 minutos.
  7. Aprende a ser flexible: los imprevistos ocurren. Es normal que se caiga una cita con un cliente de vez en cuando, que te cancelen una reserva en tu restaurante o que te aplacen la sesión de peluquería de las tres de la tarde. Tenerlo todo bien organizado te da margen para ver la agenda rápidamente y reorganizarlo en un momento.
  8. La tecnología es tu amiga: si eres más de papel, está perfecto. Las agendas en papel son un recurso de planificación perfectamente válido, pero no olvides que existen herramientas digitales y aplicaciones para tu teléfono móvil que te facilitan la vida. Por ejemplo Google Calendar es súper sencillo de usar y te avisa tanto a ti como a tu cliente antes de la cita para que estéis preparados. Otras plataformas como Trello o Evernote sirven para quitarte un poco de presión mental para que no tengas que llevarlo todo en la cabeza.
  9. Descansa, cógete vacaciones de vez en cuando: ¡qué necesario es el descanso y las vacaciones! Tu tiempo tiene un precio y tus clientes pueden entender que tengas que hacer pequeñas pausas para el café o para estirar las piernas y que te de un poco el aire. Lo cierto es que los expertos en gestión y optimización del tiempo dicen que necesitamos descansar para ser eficaces. Quizás te suene la famosa Técnica Pomodoro y sino te la recomiendo: planifica tareas de 25 minutos sin distracciones (pomodoros) y al terminar cada una descansa 5 minutos. Al cabo de 4 pomodoros descansa 15 minutos. Serás más eficiente y sentirás menos agobio.
La Técnica Pomodoro se basa en planificar tareas cada 25 minutos y hacer un descanso de 5 al terminar cada una.

Como ves, puedes gestionar mejor tu tiempo como Autónomo con pequeñas técnicas de organización y planificación, pero si quieres ir más allá (como nosotros), te recomendamos que sigas leyendo.

Además de encomendarnos a las musas de la organización, hemos querido trasladar la pregunta sobre cómo puedo gestionar mejor el tiempo en mi negocio como Autónomo para ganar más clientes a los expertos. En un webinar que hemos organizado con Carles Roca, Business Development Manager en la empresa de software de gestión para emprendedores Holded, nos ha dado una clave muy interesante: los ERP pueden ayudarte tanto a optimizar tiempo como recursos en tu negocio.

Vamos a verlo.

¿Qué es un ERP y cómo puede ayudarte a gestionar mejor el tiempo? 

Un ERP (Enterprise Resource Planner) es un sistema planificador de recursos empresariales que te permite gestionar el orden, automatización, eficiencia y accesibilidad de cualquier proceso de tu empresa. 

Conectar estos procesos (facturas, albaranes, pedidos, stock…) te ayuda a mantener el control sobre todo, tenerlo todo registrado y poder realizar un análisis de datos cuando sea necesario. ¡Se acabó el agobio de tenerlo todo en la cabeza o, peor aún, de perder los papeles cada 5 minutos!

Controla tu facturación, gestión de stock, contabilidad, Recursos Humanos, CRM y proyectos en un mismo lugar y formato gracias a un ERP.

Son muchas las tareas que tienes que desempeñar en tu negocio. En ocasiones puede resultar abrumador, sobre todo al principio, notar cuánto tiempo le dedicas a tareas que no aportan un valor directo en las ventas. Una de ellas puede ser la gestión de impuestos, las incidencias con los clientes, la contabilidad en general… ¿Cuántas horas has echado en estos trámites? Demasiadas, seguro.

Con un sistema que lo englobe todo en un mismo lugar, que además te permita automatizar tareas sin tener que estar encima todo el rato, no solo ganarás en tiempo (lo que antes te llevaba 2 horas, ahora lo puedes resolver en 15 minutos), sino que además te ahorrarás disgustos. 

Con un ERP podrás controlar tu facturación, gestión de stock, contabilidad, Recursos Humanos, CRM y proyectos en un mismo lugar y formato, y te permitirá encontrar la información que necesites de forma fácil y rápida. No solo tú,  tu equipo también podrá tener acceso al sistema, lo que facilita la comunicación, gestión de inventarios y alineación entre todos los miembros. Así, podrás invertir el tiempo que recuperas gracias a tu ERP en otras tareas que requiera tu negocio: contactar con clientes, hacer reuniones, etc.

Además, un ERP te ayudará a ser más eficiente y ganar flexibilidad, ya que tendrás todos los datos en la nube y podrás acceder a ellos desde donde quieras y cuando quieras. No importa que estés trabajando desde casa o de viaje. Siempre tendrás toda la información sobre tu empresa disponible, en una plataforma cifrada y segura. Sobre todo cuando realiza copias de seguridad diarias para no perder ningún dato importante. En caso de que olvides por accidente tu portátil en el tren puedes respirar tranquilo; los datos de tu negocio no se habrán perdido. 

Y aunque tradicionalmente se han asociado con empresas más grandes, hoy en día los ERP también están al alcance de los bolsillos de Pymes y Autónomos. De hecho, si te apetece probar, Holded tiene una versión de prueba gratuita que incluye varias funciones para que puedas testear las ventajas de la herramienta en tu caso en particular. 

Sabemos que cada minuto de tu tiempo es oro para tu negocio, así que te animamos a probar alguna de estas técnicas y compartir vuestros resultados con nosotros en redes sociales. ¡Estaremos encantados de leerte!

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