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Cómo debe ser una factura para FACe correcta

Publicado el
29/10/2021
Última modificación el
29/10/2021

Si ya conoces las particularidades de las facturas ordinarias y simplificadas deberías familiarizarte también con el sistema de facturación FACe. Sobre todo si como Pyme o Autónomo haces algún trabajo para la administración pública

Factura FACe: qué es y por qué es importante

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (AGE).

Gracias a este sistema y en un intento por impulsar la facturación electrónica, la AGE y otras administraciones públicas de las distintas comunidades autónomas ofrecen a sus proveedores un único punto de presentación de facturas. Algo que permite disponer de una ventanilla única de presentación y consulta y un formato de factura unificado.

Además, el portal web de FACe se puede conectar con el sistema de facturación de sus proveedores para facilitarles aún más el envío y gestión automática. 

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Es decir, el sistema proporciona a los proveedores de la administración pública:

  • Un portal web único desde el que presentar sus facturas electrónicas 
  • Una interfaz de web services para el envío automático de las facturas desde sus propios sistemas de contabilidad

Y a las administraciones públicas, FACe les facilita:

  • Un portal de gestión web donde los proveedores pueden gestionar las facturas recibidas, descargarlas y consultar el estado de tramitación
  • Interfaces de web services que permiten la recepción automática de las facturas en sus sistemas de gestión
Con FACe, la Administración busca automatizar el volcado de datos de los diferentes ficheros a través de un formato y lenguaje universales. 

A día de hoy los destinatarios de las facturas FACe son más de 8.000 administraciones públicas españolas y, si como Pyme o Autónomo eres proveedor de alguna de ellas, debes saber que desde la entrada en vigor de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre estás obligado a presentar tus facturas electrónicas a través de este sistema. El papel, en este caso, ya es cosa del pasado. 

Tampoco podrás cobrar este tipo de facturas mediante un adeudo domiciliado ni incluir ningún tipo de ejecución en caso de impago. Por tanto, si tienes la necesidad de facturar a Administraciones públicas es obligatorio que lo hagas siguiendo el formato de enviar una factura a FACe y guardando los justificantes igual que hacías antes con las facturas en papel.

¿Cómo debe ser una factura para FACe?

Los principales requisitos que debes tener en cuenta para acceder a este sistema de facturación electrónica son el certificado digital y el sistema Cl@ve, además de la posibilidad de emitir una firma electrónica. Cada una de las facturas que entregues se codificará con un formato CSV o código seguro de verificación, muy similar a cuando presentas cualquier tipo de impuesto de forma online. Cada uno de los documentos que entregues tendrá un código único que debes guardar a modo de justificante para hacer el seguimiento..

Además de cumplir este tipo de condicionantes específicos, la factura FACe debe seguir exactamente los mismos parámetros que las que presentes en papel:

  1. Número y fecha de emisión
  2. Identificación de cada una de las partes
  3. Base imponible junto a los diferentes impuestos
  4. Cuantía total a facturar

Por supuesto, una correcta factura FACe también debe ser legible, auténtica y adaptada al protocolo de firma electrónica. Adicionalmente, te pueden pedir un intercambio de datos electrónico EDI para demostrar que el fichero no ha sido alterado. 

Aunque al principio pueda parecer complicado, una vez que ganes experiencia con este formato verás el punto positivo del ahorro de tiempo así como la facilidad de gestión y almacenaje de estas facturas.

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Paso a paso para presentar una factura electrónica a través de FACe

Para poder usar este sistema de factura firmada digitalmente, lo primero es darse de alta en FACe factura electrónica. Una vez hecho, para presentar una de estas facturas deberás seguir estos pasos:

  1. Generar la factura electrónica en formato facturaE a través de soluciones gratuitas o de pago que te permiten completar toda la información de la factura y generar el documento electrónico. En este enlace puedes encontrar algunas de las soluciones para generar facturas electrónicas
  2. Firmar la factura electrónica con un certificado electrónico de los admitidos por @firma.
  3. Presentar la factura en FACe a través de alguna herramienta o solución que remita la factura de manera automatizada o desde el propio portal de FACe en la sección "Factura” >>“Remitir Factura".
  4. Descargar el justificante una vez presentada la factura con el código seguro de verificación (CSV) para cotejar la originalidad del documento en cualquier momento.

En definitiva, conocer cómo debe ser una factura para FACe te facilitará mucho la vida si formas tienes una Pyme o eres un Autónomo que vende productos o servicios a la administración pública. Te evitará posibles sanciones y simplificará notablemente tu trabajo administrativo.

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